La toma física es el proceso mediante el cual se revisa el inventario disponible, lo que permite identificar y corregir posibles diferencias.
A continuación presentamos algunas recomendaciones tomando en consideración el escenario o tipo de toma física que va a realizar en su negocio.
Consideraciones generales:
Sin importar el método a utilizar, puede tomar en cuenta lo siguiente:
- Si se conocen las causas de las diferencias del inventario, se recomienda ajustar mediante “movimientos de inventario”, ya que queda una mejor trazabilidad de los artículos que si se realizara una toma física.
- Antes de realizar una toma física, asegúrese de que no haya documentos en tránsito, como notas de crédito, compras o movimientos de inventario, pendientes de aplicar.
- Al realizar la toma física, es importante considerar los inventarios de entregas parciales y la mercadería facturada que aún no ha sido despachada. Ya que esto es inventario facturado que podría contabilizarse o no, según la configuración del sistema.
- Si el inventario se almacena en distintas unidades, como cajas, unidades sueltas, paquetes o bultos, asegúrese de que todo el personal realice el conteo en la misma unidad de medida en la que usted gestiona el inventario.
- Para realizar un conteo más eficiente considere el uso de dispositivos móviles como la Hand Held.
- En caso de no contar con dispositivos móviles, valore la opción de utilizar una laptop con un lector de códigos de barra manual para hacer la toma física en pasillos.
- Si no dispone de dispositivos móviles o una laptop, puede realizar el conteo de la mercadería en los pasillos. Tome un artículo, etiquételo con la cantidad contada y, una vez que tenga el carrito lleno, diríjase a las cajas para ingresar los datos.
- Una buena práctica para realizar la toma física de inventario es dividir el conteo en tres etapas:
- Realice un primer recorrido organizando la mercadería para facilitar el conteo.
- En un segundo recorrido, cuente los artículos y coloque etiquetas adhesivas.
- Finalmente, en un tercer recorrido, escanee y registre las cantidades.
- Si va a utilizar un dispositivo móvil o una laptop, verifique la cobertura del WiFi anticipadamente en todo el negocio.
Toma física total con negocio cerrado:
Este método se realiza cuando se cierra el negocio y se hace un conteo general de todo el inventario, evitando que se realicen movimientos durante la toma física. Este es el método más exacto para hacer un conteo total del inventario.
Recomendaciones:
- Si los inventarios no están muy desajustados, realice la toma física y, al finalizar, recuerde poner en cero los artículos que no se contabilizaron. Esto asegurará que el inventario refleje únicamente lo que está disponible realmente.
- Si el inventario en el sistema está muy desajustado, recomendamos ponerlo en cero antes de hacer la toma física. Esto permitirá un registro limpio del inventario. Es importante tomar en cuenta que al hacerlo de esta manera se perderá el dato de diferencias de costos.
- Si usted tiene varias personas contando al mismo tiempo o quiere hacer la toma física por secciones, utilice la funcionalidad de unificación de tomas físicas.
- Puede realizar el conteo anticipado de los artículos que se encuentren en ubicaciones que no van a tener más movimientos, como por ejemplo la bodega, sin esperar a que se cierre el negocio.
Toma física total con negocio abierto:
Este método se realiza cuando no se tiene la posibilidad de cerrar el negocio y se requiere hacer un conteo general de todo el inventario. Este método no es tan preciso, ya que se van a estar realizando transacciones durante el conteo. Normalmente este método implica hacer toma física durante varios días.
Recomendaciones:
- Considere realizar la toma física por pasillos, secciones o ubicaciones, familias, marcas o proveedores.
- Realice tomas físicas en pequeñas secciones del inventario para minimizar el margen de error causado por transacciones que puedan ocurrir durante el proceso. Para facilitar la revisión y corrección, le recomendamos usar la funcionalidad de “movimientos en tránsito”.
- Es muy importante que si tiene un mismo artículo en diferentes ubicaciones, debe contabilizarlos en la misma toma física. Por ejemplo: un artículo que esté en góndolas, cámara fría, bodega y cabeceras.
- Tome en cuenta un día y horario donde no haya mucha afluencia de clientes.
- Cuando finalice la última toma física, recuerde hacer una toma física de revisión para los artículos no contabilizados, ya sea porque no hay en stock pero si existe en Qupos o que por error no se contaron.
Toma física parcial:
Este método se realiza cuando se quiere contar una parte específica del inventario.
Recomendaciones:
- Es muy importante que si tiene un mismo artículo en diferentes ubicaciones, debe contabilizarlos en la misma toma física. Por ejemplo: un artículo que esté en góndolas, cámara fría, bodega y cabeceras.
- Realice tomas físicas en pequeñas secciones del inventario para minimizar el margen de error causado por transacciones que puedan ocurrir durante el proceso. Para facilitar la revisión y corrección, le recomendamos usar la funcionalidad de “movimientos en tránsito”.
- Tome en cuenta un día y horario donde no haya mucha afluencia de clientes y proveedores.
Recomendaciones generales de Qupos:
- Antes de aplicar la toma física, le recomendamos ordenar en pantalla por la columna de “cantidad” y revisar los valores máximos para identificar posibles inconsistencias. Realice el mismo procedimiento con la columna de “total costo”.
- La pantalla de toma física muestra la información sobre la última venta y última compra de cada artículo, en caso de requerir la referencia.
- La pantalla de toma física ofrece una funcionalidad que permite realizar el conteo de inventario escaneando los artículos uno a uno mediante un lector de código de barras. Esta opción es ideal para agilizar el conteo manual, especialmente cuando los artículos tienen códigos de barras y están al alcance del usuario.
- La pantalla de toma física ofrece la opción de realizar el conteo de inventario utilizando documentos impresos, lo cual es ideal para artículos que tienen ubicaciones asignadas. Esta funcionalidad permite llevar los documentos directamente a cada ubicación, contar los artículos y luego digitarlos de forma manual en el sistema.
- La pantalla de toma física permite importar archivos en formato .txt, lo cual resulta útil cuando se dispone de dispositivos móviles que exportan en este formato o cuando el inventario se encuentra en archivos de Excel, facilitando así la carga de datos al sistema de manera rápida y sencilla.
- La pantalla de toma física permite configurar un factor para los códigos alternativos de artículos almacenados en cajas máster. Esto significa que el sistema puede reconocer automáticamente la cantidad de unidades contenidas en una caja al registrarla, facilitando el conteo preciso al identificar que cada caja incluye un número específico de unidades.