¿Cómo emitir notas de crédito por error material en Qupos?

Con la versión 4.4 de facturación electrónica, el Ministerio de Hacienda incorporó nuevos códigos de referencia para identificar las correcciones realizadas a los comprobantes electrónicos por error material. En este artículo se explica cuáles son los cambios, qué condiciones debe cumplir cada tipo de nota y cuáles son las validaciones que realiza el sistema.

1. ¿Qué cambia con la versión 4.4?

Cuando una corrección se realiza por error material, se deben considerar los siguientes aspectos:

• Código de referencia propio: utilizar el código correspondiente al tipo de corrección que se realiza.
• Factura de referencia: asociar una única factura y utilizar artículos correspondientes a esa misma factura.
• Período de la factura original: considerar el período al que pertenece la factura que se está corrigiendo para identificar el efecto de la nota en la declaración del IVA (D-104).

2. ¿Qué se entiende por error material?

El Ministerio de Hacienda no ha definido con precisión el concepto de error material. Como ejemplos de referencia, se han mencionado situaciones como facturar a un cliente equivocado o registrar un precio o una cantidad incorrecta. Estos ejemplos son únicamente orientativos. Para determinar si una operación corresponde a un error material y cuál código utilizar, se debe consultar con el contador de la empresa.

3. ¿Cuáles son los códigos de referencia?

Los códigos de referencia permiten identificar el motivo por el cual se emite o se relaciona un comprobante electrónico.

4. ¿Cómo preparar Qupos para emitir notas de crédito por error material?

Antes de emitir estas notas, se deben asignar los permisos correspondientes a los usuarios que realizarán el proceso.

Paso 1. Asignar los permisos necesarios

Para crear y aplicar notas de crédito por error material, se requieren permisos específicos. Existe un permiso para la creación y otro para la aplicación de estas notas, y ambos aplican para los códigos 13 y 14.

1. Ingresar a la pantalla de administración de Usuarios.
2. Localizar los permisos correspondientes a la creación y aplicación de notas por error material.
3. Asignar los permisos a los usuarios autorizados para realizar estas operaciones.
4. Guardar los cambios realizados.

Los permisos se encuentran denegados de forma predeterminada para todos los usuarios, por lo que el administrador debe habilitarlos según las funciones de cada persona. Las notas de crédito ordinarias no requieren estos permisos adicionales.

Paso 2. Emitir y aplicar la nota de crédito

Una vez asignados los permisos, se puede realizar la emisión y aplicación de la nota de crédito.

1. Ingresar al módulo Ventas y acceder a la pantalla Facturación o a la opción Notas de crédito. 

2. Seleccionar Nota de crédito estándar.

   

3. Seleccionar el tipo de nota correspondiente, según el trámite que se desea realizar:

   -Código 13: Código AEM – Anula documento de referencia por error material.

   -Código 14: Código CEM – Corrige monto por error material.

   

4. Completar la información de la nota de crédito y verificar que cumpla con las condiciones aplicables.

5. Guardar la nota de crédito.

6.  Aplicar la nota según el procedimiento habitual.

Al guardar y aplicar la nota, Qupos verifica los permisos del usuario y las condiciones correspondientes al tipo de nota seleccionado. Si alguna condición no se cumple, el sistema muestra un mensaje que indica el primer punto que se debe corregir.

5. ¿Qué condiciones debe cumplir cada tipo de nota?

Las notas de crédito con los códigos 13 y 14 tienen condiciones diferentes. Antes de emitirlas, se debe verificar que la operación cumpla con los requisitos correspondientes.

Estas condiciones aplican a facturas electrónicas y tiquetes electrónicos.

6. ¿Qué mensajes puede mostrar Qupos durante el proceso?

Al guardar o aplicar una nota de crédito por error material, Qupos válida que se cumplan las condiciones requeridas. Si encuentra alguna inconsistencia, muestra un mensaje que identifica el primer punto que se debe corregir. Después de solucionar esa condición, puede aparecer otro mensaje si existe una validación adicional pendiente.

El usuario no tiene permiso

Solicitar al administrador la asignación del permiso correspondiente, ya sea para crear o para aplicar la nota de crédito por error material.

La nota incluye artículos de más de una factura

Verificar los artículos incluidos en la nota y mantener únicamente los que corresponden a la factura que se está corrigiendo.

La nota con código 13 no cubre la factura completa

Verificar el monto de la nota y ajustarlo para que corresponda al total de la factura que se desea anular.

La nota con código 13 y 14 supera el saldo disponible

Verificar el saldo tributario de la factura y ajustar el monto de la nota para que no supere el saldo disponible.

Nota: Se recomienda consultar los siguientes artículos de ayuda para conocer el procedimiento correcto para crear una nota de crédito a cuenta y registrar un ingreso anticipado. Puede acceder a cada guía mediante los enlaces que se incluyen a continuación.

¿Cómo crear una nota de crédito a cuenta?

¿Cómo crear una nota de crédito por ingreso anticipado?

7. ¿Qué sucede cuando la factura pertenece a un período anterior?

El reporte del D-104 disponible en el Utilitario ubica las notas de crédito con códigos 13 y 14 en el período al que pertenece la factura original.

8. ¿Cómo se reciben las notas de crédito por error material de los proveedores?

Cuando un proveedor emite una nota de crédito por error material, el documento se puede recibir mediante el Utilitario. Durante la recepción, se deben considerar los siguientes aspectos:

1. La recepción del documento no se bloquea por utilizar estos códigos de referencia.
2. Qupos guarda automáticamente la referencia incluida en el documento recibido, como el número, la clave y el período.
3. En el Utilitario estará disponible una columna para visualizar el período anterior de los documentos. 

Le informaremos cómo registrar estos documentos en compras y gastos.

9. ¿Qué aspectos del funcionamiento actual no cambian?

La incorporación de las notas de crédito por error material no modifica el funcionamiento habitual de las notas de crédito ordinarias. Se deben tener presentes los siguientes puntos:

1. Las notas de crédito ordinarias continúan funcionando de la manera habitual.
2. Las notas de débito no forman parte de este cambio.
3. Las notas de crédito que ya fueron emitidas no se recalculan ni se modifican.

10. ¿Cuándo estarán disponibles estas funcionalidades?

¿Necesita ayuda?

Para consultas relacionadas con la configuración o el uso de estas funcionalidades en Qupos, contactar al Servicio al Cliente de NCQ.

Para determinar si una operación corresponde a un error material, seleccionar el código aplicable o consultar sobre el tratamiento tributario de la nota de crédito, consultar con el contador de la empresa.