Este artículo ofrece una guía sobre cómo los estados tributarios de los clientes afectan la facturación electrónica versión 4.4 y las consideraciones clave para cumplir con las normativas del Ministerio de Hacienda.
En resumen, esta guía destaca cómo los estados tributarios de los clientes afectan la facturación electrónica en la versión 4.4, subrayando la importancia de emitir tiquetes electrónicos a personas físicas no contribuyentes en Costa Rica. También advierte sobre la necesidad de configurar correctamente el sistema para evitar que se generen facturas electrónicas incorrectamente. Finalmente, señala que, aunque la restricción de emitir facturas a no contribuyentes fue levantada temporalmente, podría reinstaurarse, por lo que es crucial estar preparados y cumplir con la normativa vigente.
- No todos los clientes están obligados a recibir una factura electrónica. En el caso de Costa Rica, cuando se realiza una venta a una persona física que no es contribuyente, es fundamental emitir un tiquete electrónico en lugar de una factura.
- Es importante tener en cuenta que, si el cliente está registrado en el sistema con su número de cédula, existe la posibilidad de que el sistema genere automáticamente una factura electrónica. Sin embargo, esta opción podría no ser la más adecuada en ciertos casos.
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Recientemente, el Ministerio de Hacienda implementó restricciones temporales en la emisión de facturas electrónicas a personas no contribuyentes, permitiendo únicamente la emisión de tiquetes electrónicos. Aunque esta medida ha sido levantada, es crucial mantenerse informado, ya que podría reinstaurarse en cualquier momento.
Es fundamental seguir los lineamientos establecidos para evitar errores, rechazos y posibles sanciones. A partir de este momento, es indispensable aplicar la normativa de manera adecuada, asegurando que los comprobantes emitidos correspondan al estado tributario del cliente.
Pre-requisitos:
- El usuario debe tener el permiso asignado de Utilitario- Procesos - Verificación del estado tributario de los clientes. El cual se configura desde la pantalla de usuarios o bien desde un grupo de usuarios que utilicen el permiso.
Proceso:
1. Ingresar al utilitario
En la pantalla de acceso del utilitario, introduzca su nombre de usuario y contraseña.
2. Acceso a la verificación del estado tributario de los clientes en el utilitario
Una vez que haya ingresado al utilitario, diríjase a la sección de procesos y seleccione la opción denominada, Verificación del estado tributario de los clientes.
3. Proceso de verificación.
Para llevar a cabo la verificación del estado tributario de los clientes, es necesario seguir los pasos a continuación:
- Filtrar.
Puede filtrar por grupos o bien revisar clientes que ya han sido procesados o verificados anteriormente.
- Verificar estado.
El sistema se enlaza con Hacienda para actualizar el estado tributario de los clientes seleccionados. Debes de seguir los siguientes pasos:
1. Seleccione los clientes de forma individual.
2. O bien, seleccione a todos los clientes utilizando la opción, seleccionar todos.
3. Presione el botón, Verificar estado.
4. En el mensaje de confirmación, elija la opción, sí.
3. Procesando.
Una vez que haya seleccionado los clientes cuyos estados tributarios desea verificar, aparecerá un mensaje indicando que el proceso tomará varios minutos.
4. Verificación del número de cédula y estado tributario del cliente.
Si durante la verificación, se detecta que el número de cédula del cliente es incorrecto, en la columna correspondiente al estado tributario se mostrará el mensaje, Identificación inválida, incluso aparece de otro color. Por el contrario, si el número de cédula es correcto, dicha columna reflejará el estado actual del cliente ante el Ministerio de Hacienda.
Por ejemplo, si el estado indicado es, no inscrito, esto significa que la condición tributaria del cliente exige que siempre se le emita un tiquete electrónico. En este caso, será necesario actualizar el estado de facturación, ya que, por defecto, el sistema estará configurado como nunca, lo cual no se alinea con la situación real del cliente.
6. Procesar actualización del estado tributario del cliente.
Una vez que se haya completado la verificación de los estados tributarios de los clientes, es necesario proceder con el procesamiento. En este paso, se dispone de dos opciones:
1. Actualizar la configuración con el valor sugerido de genera tiquete.
2. Mantener la configuración actual de genera tiquete.
Una vez que se hayan procesado los cambios, los clientes que ya se han actualizado desaparecerán de la pantalla, quedando únicamente aquellos que aún requieren la modificación.
7. Importancia de identificar correctamente al cliente antes de facturar.
Es fundamental evitar la emisión de facturas electrónicas a personas que no son contribuyentes, ya que esto podría resultar en un incumplimiento de las regulaciones establecidas por Hacienda. Aunque en este momento no haya restricciones, es esencial estar preparados para cualquier eventualidad.
8. Uso de cédula para funciones internas sin alterar la facturación
En caso de que necesite registrar la cédula para aplicar descuentos u otras funciones, no hay inconveniente. Se puede registrar la cédula, pero es importante configurar el parámetro de manera que siempre se genere un tiquete electrónico.
La configuración debe realizarse desde la pantalla de clientes, en la casilla de opciones de facturación y cuentas por cobrar.
9. Información Clave para la Implementación del Cambio
- Es posible registrar la cédula del cliente; sin embargo, es indispensable configurar el parámetro correspondiente para garantizar que el sistema genere siempre un tiquete electrónico en lugar de una factura.
- La herramienta permite la verificación del estado tributario y proporciona sugerencias específicas para cada cliente. Se recomienda realizar esta verificación de manera periódica para mantener la información actualizada y cumplir con las normativas vigentes.
- Estas disposiciones aplican exclusivamente a clientes que no están registrados como contribuyentes activos ante el Ministerio de Hacienda.
Así concluimos el procedimiento detallado para verificar cómo los estados tributarios de los clientes impactan la facturación electrónica en la versión 4.4. Es fundamental resaltar la necesidad de emitir tiquetes electrónicos a las personas físicas no contribuyentes en Costa Rica. Asimismo, es imperativo configurar adecuadamente el sistema para prevenir la generación de facturas electrónicas erróneas.
Por último, es importante tener en cuenta que, aunque la restricción para emitir facturas a no contribuyentes ha sido levantada de manera temporal, esta podría reinstaurarse en cualquier momento. Por ello, es esencial estar preparados y cumplir con la normativa vigente.