Este artículo te mostrará el paso a paso para poder generar tramites de pago de forma masiva.
Crear trámites de forma masiva en el sistema es importante por varias razones. Primero, permite procesar múltiples solicitudes o transacciones al mismo tiempo, lo que ahorra tiempo tanto a empleados como a proveedores. Además, al automatizar el proceso, mejorando así la precisión de la información. También facilita la adaptación a un aumento en la demanda, permitiendo gestionar un mayor volumen de trámites sin necesidad de aumentar proporcionalmente el personal.
Pre-requisitos:
- El usuario debe tener el permiso asignado de Cuentas por pagar-Procesos - Tramites de pago. El cual se configura desde la pantalla de usuarios o bien desde un grupo de usuarios que utilicen el permiso.
Proceso:
1. Ingresar en la pantalla de trámite de pago.
En el menú principal del sistema, digitamos la palabra trámites de pago o bien podemos hacerlos desde el módulo de Cuentas por pagar-Procesos -Trámites de pago.
2. Dentro de la pantalla de trámite de pago debes dar clic en el botón generar trámites.
3. Dentro de la pantalla de generar tramites debes proceder a filtrar la información. A continuación, se brinda un ejemplo de filtro:
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Indicar el proveedor al que deseas crear trámites masivamente.
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Indicar la razón social.
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Indicar la fecha de pago.
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Seleccionar los filtros que quiere que abarque la consulta en este ejemplo se selecciona que muestre las notas de crédito pendientes.
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Dar clic en filtrar.
Nota: Recuerda que puedes ajustar los filtros según la consulta que necesites en ese momento, y que puedes dejar algunas casillas en blanco si así lo prefieres.
4. Ahora es el momento de seleccionar los proveedores a los que les deseas generar el trámite.
- Puedes buscar fácilmente utilizando el nombre del proveedor.
- Debes dar clic en sobre los proveedores a los que te gustaría crear trámites.
5. Ahora, es momento de vincular las facturas a cancelar.
Debes seguir los siguientes pasos:
- Elige un proveedor.
- Selecciona las facturas que deseas vincular al trámite de pago.
6. Posteriormente se procede a generar los trámites de pago.
7. El sistema te mostrará un mensaje confirmando que los trámites han sido generados con éxito.
8. Adicionalmente puedes generar los trámites con la opción de selección automática.
7. Posteriormente de elegir la opción de selección automática el sistema te mostrara todos los proveedores que poseen facturas pendientes de cancelar.
8. Luego el sistema marca todos los proveedores y la primera factura de cada proveedor.
Tener en cuenta lo siguiente:
- Si deseas excluir a algún proveedor, desmarca la casilla correspondiente.
- Si deseas seleccionar alguna factura adicional a las que el sistema ya ha marcado por defecto, puedes marcar la casilla correspondiente.
9. Se procede a generar los trámites de pago.
10. El sistema te mostrará un mensaje confirmando que los trámites han sido generados con éxito.
Con esto, hemos terminado los pasos para generar trámites de pago de forma masiva. Esto no solo facilita el proceso, sino que también mejora el monitoreo y seguimiento de los pagos realizados, permitiéndote identificar rápidamente cualquier inconveniente o problema que pueda surgir.