Este artículo mostrará la forma eficaz y correcta de realizar una toma física y poder ajustar las existencias de los artículos.
La toma física en un negocio es el proceso de contar y verificar manualmente el inventario físico que se encuentra en las instalaciones del negocio. Este procedimiento es fundamental para controlar los niveles de stock, identificar discrepancias entre el inventario real y el registrado en el sistema y garantizar una correcta gestión de los recursos.
Es importante tener claros los conceptos de:
- Existencia física: El conteo que se hizo manualmente.
- Existencia teórica: La existencia actual en el sistema.
- Diferencia: La matemática de diferencia entre (físico contra teórico).
Pre-requisitos:
1. Este proceso se debe realizar desde la pantalla de Inventario - Procesos - Toma física.
2. El usuario debe tener los permisos de Tomas Físicas: Aplicar/Anular y Edición, los cuales se asignan en la pantalla de Usuarios del sistema.
Proceso:
1. Una vez dentro de la pantalla de Toma física, dar clic al botón Nuevo.
2. Editar el encabezado de la nueva toma física que se realizará:
- Definir el Motivo o descripción de la toma física.
- Dar clic en Salvar para guardar
3. Agregar artículos a la toma física:
El siguiente paso es agregar los artículos que se desean registrar en la toma física, para ello existen 2 maneras:
a) Escaneo manual:
1. Digitar o escanear el código de los artículos.
2. Definir la cantidad, ya previamente contada.
3. Dar ENTER con el teclado para agregar la línea.
b) Agregar varios artículos en bloque:
1. Dar clic en el botón de Agregar en bloque
2. Buscar los artículos que se desean agregar, por código, familia, marca, departamento, proveedor, etc.
3. Dar clic en el botón de Filtrar
4. Digitar en la columna de existencia física la cantidad según lo ya previamente contado, automáticamente observará que se pone un check en la columna de Seleccionar a la hora de digitar la existencia física al artículo.
5. Dar clic en el de botón Agregar finalizar.
4. Finalizar la toma física:
Una vez terminado el proceso de registrar las cantidades de los artículos, se debe:
- Dar clic al botón de Salvar.
- Dar clic al botón de Aplicar.
- Dar clic en Sí a las confirmaciones de finalización del proceso.
Y así, el proceso de la toma física quedará finalizado y aplicado correctamente.