¿Cuál es la funcionalidad de pedidos especiales?

Los Pedidos Especiales permiten registrar ventas que no forman parte del comportamiento normal del inventario, ya sea porque el artículo no se mantiene en stock, porque el cliente solicita una cantidad atípica o porque se trata de una compra por encargo.

El objetivo principal de esta funcionalidad es evitar que este tipo de ventas alteren los promedios de ventas, ya que podrían generar un cálculo muy alto y afectar decisiones como reabastecimiento, sugeridos de compra, análisis de demanda y rotación.

La exclusión de los pedidos especiales del promedio es clave para mantener un cálculo realista del consumo. Cuando un negocio registra una venta excepcionalmente grande, o vende un artículo que no suele manejar en inventario, esa transacción no refleja la rotación normal del producto. Si el sistema incluyera estos movimientos en el promedio, generaría un consumo artificialmente alto.

Por ejemplo, si en 60 días se vendieron 1 147 unidades, pero 1 000 corresponden a un pedido especial, el sistema calcularía un promedio de 19.11 unidades por día (1 147 / 60). Sin embargo, la venta real del día a día es de apenas 2.45 unidades (147 / 60). Incluir los pedidos especiales en el cálculo podría llevar a sugerir compras exageradas o a interpretar una demanda que no existe.

Para evitar esto, Qupos identifica los pedidos especiales como ventas excepcionales y los excluye automáticamente de los promedios de venta. Esta exclusión impacta directamente el promedio de ventas diario, el cálculo de la demanda, los reportes de rotación y las predicciones de inventario.

Además, permite registrar ventas de artículos que no están en stock o que no se manejan regularmente. Los pedidos especiales suelen corresponder a productos por encargo, cantidades poco comunes o artículos que se solicitan únicamente bajo demanda. Aun así, la facturación, el cobro y el registro funcionan como en cualquier otra venta, solo que marcados con la etiqueta de Pedido Especial para evitar que influyan en los análisis del sistema.

El uso de un pedido especial es apropiado cuando el cliente solicita un artículo que no se mantiene en inventario, cuando pide una cantidad atípica respecto a su rotación normal, cuando se trata de un producto por encargo o cuando ocurre una venta puntual que no debería alterar las previsiones del sistema.

Proformas

Desde la pantalla de Proformas es posible marcar que una venta corresponde a un pedido especial, permitiendo identificarla antes de convertirla en una transacción formal.

Preventas

En Preventas también se puede indicar que la venta será es un pedido especial, asegurando que no afecte los promedios de consumo desde su etapa inicial.

Facturación

Al momento de facturar, Qupos permite clasificar la venta como pedido especial, incluso si no se definió en pasos anteriores.

Detalle de Ventas

Una vez generado el movimiento, en el detalle de ventas se puede visualizar y confirmar que el registro quedó asignado como pedido especial. Y en caso de no haberlo realizado en pasos anteriores se puede seleccionar la línea e indicar que es un pedido especial solo que para este punto se deben de recalcular los promedios de ventas en la pantalla de bodegas ya que la venta ya se realizó y se debe recalcular para excluir nuevamente esa venta.

Órdenes de Compra (informativo)

Aunque no se marca directamente desde aquí, esta pantalla muestra los pedidos al proveedor asociados a pedidos especiales, facilitando su seguimiento.

Registro de Compras (informativo)

En la pantalla de registro de compras se puede verificar la llegada del artículo correspondiente a un pedido especial, completando así el ciclo del proceso.

Detalle de Compras (informativo)

El detalle de compras permite revisar la información exacta de la compra registrada, incluyendo artículos asociados a pedidos especiales, brindando una vista más específica del movimiento.

El uso correcto de los pedidos especiales permite que el sistema mantenga cálculos más precisos, evitando distorsiones en el consumo, la demanda y las sugerencias de compra. De esta forma, Qupos ofrece una herramienta clave para manejar ventas excepcionales sin afectar el comportamiento real del inventario.