¿Cuáles son las características de los Artículos Seriados?

Los Artículos Seriados son productos que cuentan con un número de serie único, lo que permite identificarlos de forma individual dentro del inventario de una empresa. Esta funcionalidad es especialmente útil cuando se requiere llevar un control específico de cada unidad por separado. Este tipo de gestión se utiliza comúnmente en productos que necesitan trazabilidad, garantía o historial individual, como electrónicos, electrodomésticos, maquinaria, computadoras, teléfonos, entre otros.

Existen tres formas de configurar las series conocidas como control de número de serie. Veamos como funciona:

Inactivo:

El sistema no solicita número de serie para el manejo del artículo.
El producto se puede vender, ingresar, trasladar o editar sin registrar una serie.
Se usa cuando no es necesario rastrear cada unidad de forma individual. Ideal para: Productos sin necesidad de trazabilidad y artículos económicos o de alta rotación donde el detalle por unidad no es relevante.

Ventajas:

• Flujo de trabajo más rápido, sin campos adicionales.
• Útil para productos donde el serial no agrega valor al control.
• Simplifica procesos de venta, compra e inventario.
• Reduce el tiempo operativo al no exigir información extra.

Control Simple:

Permite registrar números de serie, pero no obliga a verificar coincidencias, lo que brinda flexibilidad.
La serie puede ser ingresada manualmente o seleccionada si ya existe, pero el sistema no exige que esté previamente registrado para poder vender o mover el producto. Se utiliza de manera informativa. 

Ventajas:

• Permite llevar un registro de series sin ser obligatorio.
• Ofrece trazabilidad básica sin frenar las operaciones.
• Flexibilidad en ventas e inventario: se puede continuar aun sin serial.
• Buen equilibrio entre control y rapidez.
• Ideal para negocios donde es útil registrar seriales, pero no crítico.

Control Estricto:

Es el nivel más rígido y completo.
El sistema obliga a registrar, validar y usar el número de serie exacto para cualquier proceso.
Si el serial no existe o no coincide, la operación no se permite. Es ideal para: trazabilidad total por unidad, control de garantías y reparaciones, evitar robos, fraudes o intercambios no autorizados y en productos de alto valor (computadoras, celulares, electrodomésticos, maquinaria, etc.).

Ventajas:

• Trazabilidad completa y detallada por unidad.
• Garantiza que solo se vendan artículos registrados y existentes.
• Evita duplicidad, errores humanos y cambios fraudulentos.
• Control total en inventario, ingresos y egresos.
• Fundamental para productos de alto valor y garantía formal.

Las series pueden registrarse en Registro de compras, Movimientos de inventario y Tomas físicas, que son las pantallas principales para el ingreso y control del artículo. También se aplican en Notas de crédito tanto de compras como de ventas, así como en Preventas y Facturación, permitiendo asignar, validar o capturar series durante la venta.

Además, existen pantallas especializadas como Bitácora de series, donde se puede consultar todo el historial de movimiento del artículo y su respectiva serie, y Consulta de series, ideal para visualizar su estado actual. A esto se suma la pantalla de Ventas por facturas, que permite ver las series facturadas e incluso reasignarlas si se registró una incorrectamente.

Todo este proceso está protegido mediante permisos de usuario, asegurando que solo personal autorizado pueda consultar, modificar o gestionar series.

Estas son solo algunas de las funcionalidades que Qupos pone a tu disposición para gestionar y controlar artículos seriados dentro del inventario.
Con estos métodos de configuración, tendrás una administración más ordenada, segura y adaptable a las necesidades de tu empresa.