¿Cómo crear un código de serie o VIN en artículos según la versión 4.4 de facturación electrónica?

Este artículo proporciona una guía detallada, paso a paso, sobre cómo crear un código de serie o VIN en artículos, según los requisitos establecidos en la versión 4.4 de la facturación electrónica en Costa Rica.

Con la implementación de la nueva versión 4.4, se ha establecido un campo obligatorio en la factura: el número de serie o VIN, aplicable exclusivamente cuando el código CABYS del artículo corresponde a un medio de transporte. Esta disposición permite a la Hacienda llevar a cabo un control más riguroso de los bienes vendidos, asegurando así la trazabilidad de cada unidad.

Este proceso se lleva a cabo directamente en Qupos y no a través del Utilitario. Es importante señalar que esta obligación únicamente aplica a aquellas empresas que comercializan este tipo de artículos. Para cumplir con este requisito, disponemos de dos opciones.

Pre-requisitos:

• El usuario debe tener el permiso asignado de Ventas-Mantenimientos-Articulos. El cual se asigna en la pantalla de Usuarios, o en su caso, pertenecer a un Grupo de Usuarios que tenga este mismo permiso.

Proceso:

1. Ingresar a artículos..

En el menú principal del sistema, digitamos la palabra artículos  o bien podemos hacerlos desde el módulo de Ventas-Mantenimientos- Artículos.

2. Buscar el artículo.

Dentro de la pantalla de artículos, proceda a localizar el artículo que requiere la configuración necesaria.

Puede realizar el filtrado de las siguientes maneras:

1. - Ingresando el código del artículo para una búsqueda específica.
2. - Utilizando el botón de filtrar, que le permitirá acceder a toda la información relacionada.

3. Configurar el artículo.

Marque la casilla correspondiente que señala la obligatoriedad de ingresar el número de serie.

4.Proceso de facturación con número de serie o VIN.

El proceso de facturación se mantiene igual al habitual; sin embargo, dado que el artículo que estamos facturando requiere la inclusión del número de serie o VIN, al proceder con la facturación se solicitará este dato. Para completar este proceso, es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Introducir el código del artículo que se va a facturar.
2. Haga clic en el botón de facturar.
3. Proceder a ingresar el número de serie o VIN correspondiente.
4. Seleccione el botón de aceptar.

A continuación, continúe con el proceso habitual de facturación.

4. Configuración del artículo y facturación manual del número de serie o código VIN desde el módulo de facturación.

La diferencia entre la configuración anterior y la actual radica en que, anteriormente, era necesario realizar la configuración desde la pantalla de artículos. Ahora, es posible llevar a cabo este proceso directamente desde el módulo de facturación, utilizando el campo de notas. Para este procedimiento, es importante tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Incorporar la columna de notas.
2. Asegúrese de que la columna de notas esté habilitada en la pantalla de facturación.

5. Agregar al articulo el número de serie o VIN en facturación

Para incorporar esta información, se debe utilizar la columna de notas, siguiendo el formato especificado a continuación:

1. Cuando se trata de una única unidad de un artículo, es necesario seguir el siguiente formato: #vin:202020#. Es importante asegurarse de que no existan espacios.
   
2. Cuando se facturan dos unidades de un artículo, es necesario utilizar el siguiente formato: #vin:202020.202020#. En el caso de que se trate de tres unidades, se deberá repetir el número de serie en el mismo formato y así sucesivamente. Es crucial asegurarse de que no haya espacios.

A continuación, continúe con el procedimiento habitual de facturación.

6. Procedimiento para la aplicación de notas de crédito.

Es fundamental comprender el funcionamiento del sistema en función del método utilizado:

• Si el artículo fue configurado con la opción "Solicita número  de serie, al anular la factura o al emitir una nota de crédito estándar o simple, el sistema incorporará automáticamente el número correspondiente.

• Si el número de serie o VIN fue ingresado manualmente con el formato #vin:X#, el sistema gestionará el proceso de la siguiente manera:

  1. Anulación de factura: El número de serie o VIN será reconocido automáticamente por el sistema, sin necesidad de ingresarlo nuevamente.

  2. Nota de crédito estándar: Será necesario volver a ingresar el número de serie o VIN manualmente.

  3. Nota de crédito simple: No es posible incluir el número de serie o VIN. En caso de que esta información sea obligatoria, se deberá emitir una nota de crédito estándar.

  
  
  Con esto, se culmina el paso a paso relacionado con la correcta configuración y cumplimiento del nuevo requisito establecido en la versión 4.4 de la facturación electrónica: la inclusión obligatoria del número de serie o VIN en facturas de artículos clasificados como medios de transporte, según el código CABYS. Este proceso, gestionado directamente en Qupos, garantiza el cumplimiento fiscal y la trazabilidad exigida por Hacienda, aplicando únicamente a empresas que comercializan este tipo de bienes.