Este artículo te explica la funcionalidad de la pantalla de cargar compras.
La pantalla de cargar compras permite tanto programar como desprogramar compras, facilitando así su envío al módulo de Cuentas por Pagar. Además, ofrece la opción de desprogramar las compras para editarlas o bien eliminarlas según sea necesario.
Este proceso no solo asegura la transparencia en la gestión de las Cuentas por Pagar, sino que también facilita el seguimiento y control de las operaciones diarias.
Pre-requisitos:
- El usuario debe tener asignado el permiso Cuentas por pagar --> Procesos --> Cargar compras, el cual se asigna en la pantalla de Usuarios, o en su caso, pertenecer a un Grupo de Usuarios que tenga este mismo permiso.
Proceso:
- Ingresar en la pantalla de cargar compras.
En el menú principal del sistema, digitamos la palabra cargar compras o bien podemos hacerlo desde el módulo de Cuentas por pagar-Procesos- Cargar compras.
- Programar o desprogramar la compra
Una vez dentro de la pantalla de cargar de compras, podrás ver los filtros Sin programar y Programadas. Utiliza estos filtros según la consulta que necesites realizar en ese momento. Por ejemplo, puedes cambiar una compra que está en estado Sin programar a Programada o viceversa. A continuación, se detalla en imagen lo mencionado anteriormente:
- Sin programar; son aquellas facturas que ya han sido finalizadas pero que aún no se han enviado a Cuentas por Pagar.
- Programadas: Son aquellas facturas que, al finalizarlas, se decidió enviarlas a Cuentas por Pagar.
3. Cuando una factura está en estado Sin programar y deseas programarla, debes seguir los siguientes pasos:
Utilizar el filtro Sin programar. Una vez seleccionado, proceder a seleccionar el proveedor, la fecha y el tipo de pago (crédito o contado). Luego, haz clic en el botón filtrar.
Ingresar los siguientes datos:
1. Seleccionar el filtro sin programar.
2. Seleccionar el proveedor; si no se desea filtrar por uno específico, puedes dejar este campo en blanco.
3. Seleccionar la fecha que deseas consultar.
4. Seleccionar el tipo de pago que el proveedor tenga definido.
Como último paso, haz clic en el botón filtrar.
Posteriormente, para que la compra pase de estado sin programar a programada se deben de seguir los siguientes pasos.
Debes ingresar los siguientes datos:
1. Elegir la compra que te gustaría programar.
2. Dar clic en el botón aceptar
3. Presionar la opción "Sí" cuando aparezca el mensaje de confirmación en la pantalla.
Como último paso, haz clic en el botón filtrar.
Nota: Una vez que hayas seguido todos los pasos, tu compra estará programada con éxito.
4. Si la factura está en estado Programada y deseas cambiarla a Sin programar para editar o eliminar la compra, debes seguir estos pasos:
Utiliza el filtro Programadas. Una vez seleccionado, procede a elegir el proveedor, la fecha y el tipo de pago (ya sea crédito o contado). Luego, haz clic en el botón filtrar.
Datos que se deben ingresar para realizar la consulta
1. Seleccionar el filtro programadas.
2. Seleccionar el proveedor; si no se desea filtrar por uno específico, puedes dejar este campo en blanco.
3. Seleccionar la fecha que deseas consultar.
4. Seleccionar el tipo de pago que el proveedor tenga definido.
Presionar el botón filtrar
Posteriormente para que la compra pase de estado programadas a sin programar se deben de seguir los siguientes pasos.
Debes ingresar los siguientes datos:
1. Elige la compra que te gustaría pasar al estado sin programar.
2. Haz clic en el botón reversar.
3. Presionar la opción "Sí" cuando aparezca el mensaje de confirmación en la pantalla.
Una vez que hayas completado el proceso, aparecerá un mensaje confirmando que la compra ha sido reversada del módulo de cuentas por pagar.
Este proceso se utiliza frecuentemente cuando una factura no se envió a Cuentas por Pagar por error, o, en el caso contrario, cuando una compra ha sido enviada al módulo de Cuentas por Pagar y se necesitan realizar cambios en la compra.