Este artículo describe el procedimiento para cambiar el módulo de destino de una factura.
La recepción de facturas, ya sean de compras o gastos, es un paso importante. Si una factura no es aceptada, no podrá ser registrada utilizando el método de registro por XML.
Este proceso de aceptar una factura asegura que los bienes o servicios recibidos coincidan con lo que se ordenó y se facturó. Esto ayuda a mantener un control preciso sobre las adquisiciones y evita errores.
Pre-requisitos:
- El usuario debe tener asignado el permiso Compras o Gastos --> Procesos --> Recepción de documentos, el cual se asigna en la pantalla de Usuarios, o en su caso, pertenecer a un Grupo de Usuarios que tenga este mismo permiso.
Proceso:
1. Ingresar en la pantalla recepción de documentos del sistema.
En el menú principal del sistema, digitamos la palabra recepción de documentos, ya sea desde el módulo de compras o desde el módulo de gastos. Ambas pantallas te conducirán al mismo lugar.
2. Asignar la información que se requiere para buscar la factura que aceptamos con el módulo incorrecto.
Se mostrará la pantalla de recepción de documentos, donde podrás utilizar filtros como el número de documento, el estado de Hacienda, la fecha y el proveedor. Si deseas dejar algún campo en blanco para abarcar todos los resultados, puedes hacerlo sin problema.
3. Seleccionar la factura que deseamos cambiar de módulo de destino para ello debemos hacer lo siguiente:
1. Seleccionar la factura que queremos ajustar para cambiar su módulo de destino o bien puedes hacer el filtro dejando este espacio en blanco
2. Elige el estado de hacienda, para estos casos el estado debe filtrarse en aceptado.
3. Elige la factura que te gustaría ajustar para cambiar su módulo de destino.
4. Seleccionar el módulo en el que deseamos que la factura sea aceptada.
Por último, selecciona la opción de confirmación para que se cambie el módulo de destino.
4.Una vez que hayas seguido todos los pasos, se podrá observar que la factura se habrá movido al módulo de destino que elegiste.
5. Si estás trabajando con una factura en la recepción de documentos que ya tiene el check de procesado en el módulo de destino.
El sistema no permitirá realizar el cambio. este check aparece porque esa compra o gasto ya se ha registrado en el sistema. Aunque se pueda reversar la compra o gasto, el check seguirá visible. Por eso, es fundamental que al momento de realizar el proceso estemos completamente seguros del módulo de destino que elegiremos.
A continuación, encontrarás una imagen que ilustra que en caso de intentar realizarlo te mostrara el siguiente error.
Nota: Posterior a lo mencionado anteriormente, en caso de requerir ingresar la compra o gasto, pero por el error en la aceptación, no nos aparece en el módulo correcto, es necesario volver a aceptar la compra o el gasto de manera adecuada. Una vez aceptado nuevamente, se podrá registrar la compra o el gasto con el módulo de destino correcto.
Si en algún momento necesitas un poco más de claridad sobre el proceso para aceptar facturas en recepción de documentos, no dudes en consultar los pasos detallados en el siguiente enlace:
¿Cómo realizar la recepción de mis documentos electrónicos?