En este artículo te explicaremos el paso a paso para poder migrar artículos de forma masiva desde la pantalla artículos.
¿Qué podemos migrar?
El migrador nos permite migrar las siguientes opciones:
- Código del artículo.
- Código alternativo.
- Código CABYS.
- Impuesto CABYS.
- Descripción del artículo.
- Familia.
- Marca.
- Proveedor.
- Costo sin impuesto.
- Impuesto.
- Utilidad.
- Precio de venta sin impuesto.
- Precio de venta con impuesto.
- Utilidades.
- Precios adicionales.
- Existencia.
- Definir si el producto es a granel.
¿Qué es indispensable para migrar?
Esto dependerá si se utiliza régimen simplificado o régimen tradicional.
Régimen tradicional:
- Código del artículo.
- Descripción.
- Códigos CABYS.
- Impuesto.
- Precio de venta sin impuesto.
Régimen simplificado:
- Código del artículo.
- Descripción.
- Precio de venta sin impuesto.
Esto como se menciona anteriormente son los requisitos mínimos para realizar una migración, en caso de no tener alguno de los datos, el migrador nos mostrará un error.
¿Qué formato debe de tener mi archivo de Excel?
Para poder migrar, se debe de crear un archivo de Excel que se debería de ver de la siguiente manera:
Lo que se visualiza en color amarillo es lo indispensable para migrar si somos régimen tradicional.
Los formatos que debemos utilizar son los siguientes:
- Formato general o formato texto para las palabras.
- Formato porcentaje para el impuesto.
- Formato número para los costos, precios y utilidades.
¿Qué más puedo crear con el migrador?
Además de poder migrar artículos el migrador nos permite crear:
- Proveedores.
- Marcas.
- Familias.
Por lo tanto, no será necesario crear ninguna de esas 3 opciones previamente.
Para poder crear las opciones anteriormente mencionadas, debemos agregarlas a nuestro archivo de Excel, lo asignamos con su respectivo nombre y el sistema le asignará un consecutivo para crearlo.
Si ya las tienes creadas, también debes agregarlas al Excel, el nombre que agregues al documento debe de ser exactamente el que ya tienes creado en el sistema, reconociendo mayúsculas, guiones etc...
Para poder migrar creando las opciones nuestro archivo se debe de visualizar de esta forma:
¿Cómo migrar?
1. Generamos nuestro Excel con la información que deseamos ingresar al sistema.
En este caso para efectos de prueba migraremos creando las marcas y familias, para poder valorar un escenario en el que no deseemos agregar cierto tipo de información como proveedores.
2. Ingresamos a la pantalla artículos.
3. Ingresamos a la opción cargar artículos.
4. Visualizaremos la pantalla inicial de esta forma y seleccionaremos las opciones de crear marcas y familias y seguidamente la opción Cargar Excel. (En este caso solo se seleccionó la opción de crear marcas y familiar porque el Excel que generamos no tiene proveedores).
5. Seleccionamos el Excel que realizamos previamente, el cual debe de estar cerrado para que no genere un error al cargarlo.
6. El migrador mostrará una pantalla emergente, donde debemos asociar las columnas del Excel con las disponibles en Qupos.
Importante:
- Ambas opciones se deben de ver seleccionadas en azul, para que se asignen correctamente.
- Para asociar ambas columnas, utilizamos la opción ">".
- Si nos equivocamos en alguna opción utilizamos la opción "<" para devolver la opción a la izquierda.
- Si utilizamos la opción "=" el sistema asociará automáticamente las columnas que tengan el mismo nombre, por ejemplo, en este caso marca, familia y costo.
- Del lado izquierdo no pueden quedar columnas sin asociar, del lado derecho si es permitido.
7. Después de asociar todas las columnas se verá de la siguiente forma y damos clic en aceptar.
8. Los artículos nos cargarán de esta forma y ahora seguiremos los 3 pasos seleccionados.
Al dar clic el sistema nos mostrará la siguiente pantalla emergente, en esta opción asignaremos el impuesto correspondiente.
Debemos posicionarnos en la columna que dice nuevo y cada una de las líneas desplegarán las opciones de impuesto disponible, seleccionamos la que corresponda a los impuestos que asignamos.
Se verá de la siguiente forma y damos clic en aceptar.
Nos mostrará la siguiente advertencia y damos clic en la opción Sí.
Y finalmente se corregirán los impuestos de la siguiente forma:
2. Revisar datos:
Al dar clic en el segundo paso, el sistema nos mostrará inconsistencias, normalmente son de precio, sin embargo, también nos indicará si algún código de artículo, proveedor, marca o familia ya existen.
En este caso el sistema nos indica que hay incongruencias entre el precio sin IVA y el IVA, para solucionar esto, iremos al paso 3.
3. Recalcular:
Con esta opción podremos corregir las incongruencias de precios, adicional también nos permite calcular utilidades.
Para este caso calcularemos el costo, ya que, si tengo una diferencia entre mi precio sin IVA y mi precio con IVA y ya tengo una utilidad asignada, lo que me genera el problema es el costo, usualmente son decimales que se deben redondear.
Después de realizar el cálculo las incongruencias desaparecerán.
Después de corregir las incongruencias, ya estamos listos para migrar.
8. Presionamos la opción migrar y seguidamente daremos clic en la opción Sí.
Y seguidamente el sistema nos mostrará que nuestra migración finalizó.
9. Cerramos la pantalla del migrador y ya podremos visualizar todos nuestros artículos creados.
En el siguiente link, podrás encontrar una plantilla, la cual cuenta con las columnas y los formatos correctos para migrar:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WoAKwUjuomp-AWWkoTckl0lrNkshKM1S/edit?usp=sharing&ouid=103051920711312248188&rtpof=true&sd=true