Este artículo proporciona una guía detallada, paso a paso, para el proceso de recepción de documentos de facturación electrónica en su versión 4.4.
Actualmente, Qupos funciona con la versión 4.3 de facturación electrónica. No obstante, algunos proveedores ya han comenzado a emitir documentos en la versión 4.4. Al intentar recepcionar facturas a través de la pantalla de Recepción de Documentos en Qupos, se generará un error si se intenta recibirlas directamente desde esta opción. El error es el siguiente:
Este mismo mensaje también puede mostrarse al intentar descargar documentos. Por eso, y de manera temporal, la recepción de documentos versión 4.4 debe hacerse desde el utilitario, mientras se completa la actualización del sistema para soportar esta nueva versión.
Pre-requisitos:
- El usuario debe tener el permiso asignado de Utilitario-Procesos- recepción de documentos. El cual se configura desde la pantalla de usuarios o bien desde un grupo de usuarios que utilicen el permiso.
Proceso:
1. Ingresar al utilitario
En la pantalla de acceso del utilitario, introduzca su nombre de usuario y contraseña.
2. Seleccione la opción de Procesos y a posterior acceda a la opción Recepción de Documentos.
3. Aceptación de facturas.
El proceso puede llevarse a cabo de dos maneras diferentes, las cuales son las siguientes:
- Uso de botón para descargar el archivo XML.
- Cargar manualmente el XML.
En caso de tener dudas en el proceso Ver: ¿Cómo realizar la recepción de mis documentos electrónicos?
3.1 . Descargar XML
3.1.1. Elegir la factura que deseamos descargar y enviarla al módulo de destino correspondiente y posterior aceptar la factura.
3.2. Cargar manualmente el XML.
Al ingresar a la pantalla de recepción de documentos electrónicos, cargue manualmente el XML y seleccione el módulo de destino para aceptar la factura.
3.2.2. Seleccione la factura que desea aceptar y, a continuación, haga clic en la opción de Abrir para proceder con la selección de la factura.
3.2.3 Proceda a aceptar la factura que ha seleccionado previamente.
4. Proceder a homologar el XML que está en versión 4.4 a 4.3.
Se deben de seguir los siguientes pasos:
- Seleccione el XML de la factura que desea homologar.
- Seleccione el botón correspondiente para homologar el XML a la versión 4.3.
- Confirme la homologación.
5. Confirmación del proceso de homologación.
Nota: Una vez que Hacienda haya aceptado el documento, el proceso de aceptación de la factura estará completo y podrá ser utilizado en los módulos de destino, ya sea como factura de gasto o como factura de compra.
6. Nuevas columnas para visualizar la versión de facturación electrónica.
La incorporación de estas columnas permite visualizar tanto la versión del XML original como la versión homologada.
7. Visualización de columnas agregadas, anteriormente.
Es posible que aún no hayas recibido facturas electrónicas en la versión 4.4; sin embargo, se espera que a partir de septiembre los proveedores comiencen a emitir documentos en esta nueva versión. En Qupos, también estamos trabajando para actualizar el sistema y habilitar esta funcionalidad próximamente. Mientras tanto, el proceso de recepción deberá realizarse temporalmente desde el utilitario, según lo indicado anteriormente.